Die Zettel werden nicht leserlich abgegeben, manchmal gerne auch unter dem Beifahrersitz verschlampt oder wichtige Positionen fehlen. Teilweise werden Materialbestellungen kaum leserlich nur auf einem abgerissenen Stück Karton an das Büro übermittelt. Kennen Sie das?
Trotz dem „Zeitalter der Digitalisierung“ setzen viele Unternehmer im Elektrohandwerk bei der Zeiterfassung, den Regieberichten und der Materialbestellung noch auf die „Zettelwirtschaft“. Doch warum gibt es gerade in der innovativen Branche des Elektrohandwerks noch immer so viele analoge oder „halb-digitale“ Prozesse?
Oft liegt es an einem oder mehreren dieser Gründe:
- Die aktuelle kaufmännische Software sieht diese Funktionen nicht vor.
- Die Software hätte zwar diese Funktionen, wird aber in der Mannschaft (noch) nicht angenommen.
- Die Kosten vor der Investition werden gescheut.
- Der Unternehmer hat Sorgen, dass niemand im Unternehmen Zeit für die Implementierung der Software haben wird.
Untermauert und bestärkt werden diese Sorgen oftmals von dem Gedanken „Das haben wir schon immer so gemacht“, welcher noch immer in vielen Köpfen der Belegschaft und der Führungsriege vorherrscht.
Erkennen Sie sich in einem oder mehreren dieser Punkte wieder?
Unternehmer, die ähnliche Gedanken hatten und trotzdem den Schritt in Richtung Digitalisierung gewagt haben, konnten feststellen, dass die Sorgen nicht nur ungerechtfertigt waren, sondern sich die Mitarbeiter von neuen Lösungsansätzen regelrecht begeistern ließen.
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Warum es Sinn macht, eine digitale Lösung einzuführen:
Zeitersparnis.
Durch die digitale Zeiterfassung mit dem mobilen Monteur kann der Mitarbeiter vor Ort seine geleistete Arbeitszeit auf dem Handy oder Tablet buchen. Innerhalb der kaufmännischen Software wird dies automatisch an das Büro übermittelt. Gleichermaßen wird bestelltes Material sofort der korrekten Baustelle zugewiesen und wenn es verbaut ist, dient es zusammen mit der Arbeitszeit der Erstellung des Aufmaßes.
Klare Struktur.
Durch die vorgegebenen Eingabefelder werden Fehlerquellen deutlich reduziert und ein strukturierter Arbeitsablauf bereits vorgeben. Dies reduziert teure Fehler in erheblichem Maße. Auch die Buchung von Minus- und Überstunden kann durch diese Daten direkt erfolgen.
Keine Leistungen verschenken.
Wenn die Mitarbeiter jeden Tag ihre Zeiten auf die jeweiligen Projekte buchen müssen, weil die Software es nicht anders zulässt, wird sich die Wahrscheinlichkeit deutlich reduzieren, dass erbrachte Leistungen nicht verrechnet werden. So können Sie Ihre verrechenbaren Stunden je produktiven Mitarbeiter erhöhen und dadurch auch Ihr Betriebsergebnis positiv beeinflussen.
Wie führt man solche Lösungen ein?
Wer die Mitarbeiter auf diese Reisen mitnehmen will, anstatt gegeneinander zu arbeiten, sollte „Betroffene zu Beteiligten“ machen. Dies steigert die Akzeptanz im Implementierungsprozess und fördert die Ideen-Generierung. Dieser Grundsatz bedeutet, dass der Unternehmer und dessen Führungskräfte die Mannschaft mit Fragestellung führen und aktiv die Meinung der Kollegen miteinbeziehen. Die Geschäftsleitung gibt das „was“ vor und die Mannschaft leistet die Beiträge zum „wie“.
Folgender Ablauf hat sich in der Praxis bewährt:
1. Einzelgespräche bzw. kleine Gesprächsrunde:
a. Bei größeren Firmen: zunächst Führungs-Team-Besprechung
b. Einzelgespräche mit den Mitarbeitern, die besonderes Interesse an der Digitalisierung haben und das Projekt als „Testpilot“ starten wollen.
2. Initial-Besprechung mit allen Mitarbeitern: Vorstellung des Konzeptes. Hier sollte es bereits Kollegen geben, die von der Lösung überzeugt sind, um die Kollegen, die noch unsicher sind, zu überzeugen.
3. Interne Schulung (nach Bedarf auch mit dem Software-Hersteller)
4. Einführung und Start der Testphase
5. Finale Verbesserungen im Ablauf und vollständige Umstellung
Welche Software ist die richtige für mich?
Aufgrund der Vielzahl von Anbietern und deren unterschiedliche Lösungen ist die Wahl oft nicht leicht.
Mit diesen Fragen können Sie eine erste Vorauswahl treffen, um eine gute Grundlage für fortführende Gespräche zu schaffen:
- Welche Erfahrungen hat das Software-Hause mit meinem Gewerk?
- Kann ich auch in der Zukunft auf diese Firma bauen?
- In welchen Bereichen habe ich den größten Digitalisierungs-Bedarf?
- Wie deckt sich dies mit den Stärken der angedachten Software?
- Gibt es den „mobilen Monteur“?
Ein Software-Hersteller mit vielen Kunden aus dem Elektrohandwerk ist die Firma Streit. Diese kaufmännische Software ist auf das Elektrohandwerk spezialisiert.